Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhdyshenkilö

Haminanseudun Oloneuvokset ry

Osoite: Saunakatu 5 49400 Hamina

Riitta Suomalainen

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Haminanseudun Oloneuvosten ry.n (yhdistys) henkilöstön ,jäsenten ja sen entisten jäsenien ,Yhdistyksen toimintaa liittyvien organisaatioiden (piiri,liitto),yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden, projektien, hankkeiden,sidosryhmien sekä tapahtumiin,lomiin kilpailuihin sekä koulutuksiin ilmoittautuneiden henkilötietoja.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta,sen hallinta,sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi että suoramarkkinointi ja myös päättyneiden rekisteröintien dokumentaation hallinta henkilöjärjestelmässä.

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen sekä tietyissä tapauksissa sopimuksien täytäntööpanoon.

Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti rekisteröidyn oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi - Rekisteröidyn lähiosoite ja kotipaikka - rekisteröidyn sähköpostiosoite - rekisteröidyn puhelinnumero - rekisteröidyn luottamussuhde - Sähköisenviestinnän tunnustiedot

Rekisteröidyn syntymäaika (jäseneistö,henkilöistö,luottamus henk. tapahtumailmoittautuminen.)

Rekisteröidyn henk.tunnus (henkilöstö,luottamushenk. tapahtuma ilmoitautuminen)

Erikos ruokavalio ym. erityitarpeet (tapahtuma ilmoittautuminen,koulutukset yms

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään sekä yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden antamiin tietoihin (toimihenkilötiedot,luottamushenkilövalinnat) osallistujien ilmoittavat tiedot ja laskutuksen tietokanta.

6.Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaallisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen järjestelmään,johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä,jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään

henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin.

7. Henkilötietojen säännömukaiset luovutukset ja siirrot.

Henkilötietoja voidaan luovuttaayhdistyksen yhteistyökummppaneille yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi(esim.Eläkkeensaaja-lehden postitus. ETY-lehden postitus,uutiskirjeet,kyselyt).

>Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoaville järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen

ulkopuolelle.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolle.

9. Henkilötietojen säilytys aika.

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen tai sen organisaation jäsen tai niin on tarpeen rekisteröinnin jälkeen.

Maksullisten tapahtumien jälkeen laskutustiedot jäävät kirjanpitoon kirjanpitolain mukaiseksi ajaksi. Rekisteröinnin päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan yhdistyksenoikeutetun edun perusteella,ts.mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia /KKO 2017:15)

Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidenpää säilytysaikaa.

10. Profilointi

Yhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa rekisteröidyn profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa esim. hänelle paremmin kohdennettuja markkinointiviestejä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esim. kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit)

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä - saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkistaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot. - vaatia epätarkan ja virheelisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä - vaatia henkilötietojen poistamista - peruttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen - vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liityvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu. - saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkolötiedot yhdistykselle.Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti. - vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovelletavassa laissa säädetyllä perusteella.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle,jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo,että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty sovetuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteystiedot

Rekistedröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotolla olevaan osoitteeseen.

Haminanseudun Oloneuvokset ry

Riitta Suomalainen Saunakatu 5 49400 Hamina

14.Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen.

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esim.lainsäädännön muuttuessa.

Tämä tietosuojaseloste on laadittu 6.2.2022